¿Cuándo es necesario designar un representante fiscal en España en el caso de que una empresa no residente, procedente de un país tercero, establezca un establecimiento permanente (EP)? ¿ Qué responsabilidades que asume dicho representante y cuáles son los requisitos formales para su nombramiento?
Obligación de nombrar representante fiscal
La Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (LIRNR), aprobada por el Real Decreto Legislativo 5/2004, establece en su artículo 10.1 que los contribuyentes residentes en terceros países deben nombrar una persona física o jurídica con residencia en España para que los represente ante la Administración tributaria cuando:
- Operen mediante un establecimiento permanente.
- Realicen prestaciones de servicios, asistencia técnica, obras de instalación o montaje económicas en España sin mediación de establecimiento permanente, cuya base imponible es la diferencia entre los ingresos íntegros y los gastos de personal, de aprovisionamiento de materiales y de suministros.
- Se trata de una entidad en régimen de atribución de rentas constituida en el extranjero con ¨presencia en territorio español¨.
- Debido a la cuantía y características de la renta obtenida o a la posesión de un bien inmueble en territorio español, así lo requiera la Administración Tributaria.
- Se trate de residentes en países o territorios con los que no exista un efectivo intercambio de información tributaria, que sean titulares de bienes situados o de derechos que se cumplan o ejerciten en territorio español, excluidos los valores negociados en mercados secundarios oficiales.
Dicho representante responderá solidariamente del ingreso de las deudas tributarias del EP.
En resumen, siempre que una empresa no residente opere en España con presencia estable (oficina, sucursal, fábrica, obra, etc.), está obligada a nombrar un representante fiscal residente en España.
Acreditación de la Representación:
- Por cualquier medio válido en derecho que deje constancia fidedigna (documento privado con firma legitimada notarialmente o documento público).
- Mediante comparecencia ante el órgano administrativo competente.
Responsabilidades del establecimiento permanente
1.- Responsabilidad formal:
El representante actúa como interlocutor ante la Agencia Tributaria (AEAT).
Según los artículos 22 y 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes (LIRNR), su función principal es cumplir con las obligaciones formales del establecimiento permanente:
- Presentar declaraciones fiscales.
- Recibir notificaciones.
- Conservar documentación contable y fiscal.
- Representar al EP en procedimientos administrativos o de inspección.
2.- Responsabilidad material:
Tras la reforma de 2021, el artículo 9.4 LIRNR establece que el representante puede ser responsable solidario del ingreso de las deudas tributarias del EP.
Por tanto, en la práctica:
- El representante responde formalmente del cumplimiento de las obligaciones fiscales.
- Solo responderá económicamente si se acredita su colaboración dolosa o negligente en un incumplimiento tributario o si la AEAT aplica directamente la responsabilidad solidaria del art. 9.4 LIRNR.
- Las deudas propiamente dichas del establecimiento permanente corresponden a la empresa matriz.
3.- Responsabilidad solidaria:
Los representantes de los contribuyentes del IRNR y, para los períodos impositivos que se inicien a partir de 2021/01/01, que no sean residentes en EU etc, que operan en España por medio de EP y de las entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con ¨presencia en territorio español¨ responderán solidariamente del ingreso de las deudas tributarias correspondientes a los mismos.
Requisitos para el nombramiento del representante
El nombramiento del representante debe cumplir varios requisitos tanto personales como formales.
1.- Requisitos personales:
- Residencia fiscal en España: el representante debe ser persona física o jurídica residente en territorio español.
- Capacidad jurídica y de obrar: debe poder actuar legalmente ante la Administración tributaria.
- NIF español válido: necesario para figurar en las declaraciones fiscales.
- Domicilio fiscal en España: servirá como domicilio a efectos de notificaciones oficiales.
2.- Requisitos formales:
a) Poder notarial:
La empresa matriz debe otorgar un poder que autorice al representante a actuar ante la AEAT.
- Puede otorgarse en España (ante notario español) o en el país de origen, apostillado conforme al Convenio de La Haya y, si procede, traducido oficialmente.
- Debe incluir facultades para presentar declaraciones, firmar documentos y recibir notificaciones.
b) Declaración censal (modelo 036):
En el momento de alta del establecimiento permanente se debe comunicar la designación del representante mediante el modelo 036, adjuntando:
- Copia del poder notarial.
- Fotocopia NIF del representante.
- Certificado de residencia fiscal de la empresa matriz.
- Documentación que acredite la existencia legal de la entidad extranjera.
c) Aceptación formal:
El representante debe aceptar expresamente el cargo, ya sea en el propio poder o mediante escrito adicional acompañando la comunicación de su nombramiento ante Hacienda.
d) Comunicación de cambios: si el representante cesa o se designa otro, el cambio debe comunicarse a la AEAT mediante modelo 036 en el plazo máximo de un mes.
Conclusión
El nombramiento de un representante fiscal residente en España es obligatorio para toda empresa no residente que opere mediante un establecimiento permanente.
Este representante actúa como enlace oficial entre la empresa y la AEAT, y su función principal es cumplir las obligaciones formales y recibir notificaciones.
Desde 2021, el representante puede ser responsable solidario del pago de las deudas tributarias del EP (art. 9.4 LIRNR), aunque la responsabilidad real solo se hace efectiva si se demuestra dolo o negligencia o si la Administración lo deriva conforme a la LGT.
El nombramiento debe formalizarse mediante poder notarial, modelo 036, y cumplir con los requisitos de residencia, capacidad y aceptación formal.
