Desde el 29 de septiembre de 2013 (fecha en que entró en vigor la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización), existe la obligación legal para todo empresario de legalizar de forma telemática en el Registro Mercantil correspondiente todos los libros  de llevanza obligatoria (tanto los libros de naturaleza contable como los de naturaleza societaria).

Dicha obligación legal ha sido impulsada por una Instrucción, de fecha 12 de febrero de 2015, emitida por la Dirección General de los Registros y del Notariado, a la vista del escaso cumplimiento que la misma estaba teniendo, entre otros motivos, por falta de medios de los propios Registros Mercantiles.

Es importante destacar que la obligación de legalización se extiende a (i) los libros societarios de actas (correspondientes a la Junta General, Consejo de Administración y cualquier otro órgano societario colegiado), (ii) los libros registro de acciones nominativas o de socios, y (iii) los libros de contratos con el socio único.

Obviamente, el contenido de dicha documentación será confidencial y no se permitirá al público su acceso ni consulta, constando únicamente en la base de datos pública de los Registros Mercantiles si se ha legalizado un determinado libro de actas, registro de accionistas/socios, contratos con el socio único, etc.

La obligación de presentación telemática se inicia con los libros societarios correspondientes al ejercicio de 2014, en un plazo no superior a 4 meses a contar desde el cierre del ejercicio social.

Procedimentalmente, la presentación debe realizarse de forma telemática, mediante el envío de libros con cifrado electrónico, debidamente firmados con el correspondiente certificado de firma digital. No obstante, la Instrucción de la DGRN establece la posibilidad de presentar a legalización los libros de ejercicios cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014 en formato papel, siempre que por justa causa no sea posible su presentación por medios telemáticos.

En definitiva, el nuevo sistema de legalización de libros por vía telemática se implementa, en palabras de las propias disposiciones legales y normativa citadas, para unificar criterios procedimentales y conseguir una mayor claridad y seguridad de los trámites de legalización.